これで安心！就業規則の届出義務と変更手続き、中小企業のための完全ガイド

「就業規則」は、従業員と会社双方にとって、安心して働くための大切なルールブックです。

労働基準法で義務付けられている就業規則の作成や、労働基準監督署への届出、内容変更時の手続きは、ルールを知らないと罰金などのペナルティにつながる可能性もあります。

このガイドでは、就業規則の届出義務の基本から、届出に必要な書類や記入例まで、中小企業が知っておくべき情報を網羅的に解説します。

中小企業が知っておくべき就業規則の届出義務

ここでは、就業規則の届出に関する基本的なルールから、中小企業が抱きがちな疑問まで、わかりやすく解説していきます。

「常時10人以上の労働者を使用する事業場」は届出義務あり

労働基準法第89条では、以下のように定めています。

（作成及び届出の義務） 第八十九条　常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

出典）e-Gov 法令検索「労働基準法」

「常時10人以上の労働者」とは、正社員だけでなく、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態を問わず日常的に働いている従業員の合計を指します。短期間の雇用であっても、継続的に使用している場合は人数に含める必要があります。

常時10人未満ならば届出をしなくてよいのか

では、「常時10人未満」の事業場であれば、就業規則の届出をしなくてよいのでしょうか。結論から言えば、労働基準法上の届出義務はありません。

しかし、届出義務がないからといって、就業規則の作成自体が不要というわけではありません。むしろ、従業員が1人でもいるのであれば、就業規則は作成しておくべきです。

なぜなら、従業員との間で労働条件に関する認識のズレが生じた場合、就業規則がなければ解決が困難になるからです。

参考記事：【これを読めばOK】就業規則の変更手続きを徹底解説！従業員10人未満でも必要？

就業規則の届出に必要な書類と記入例

ここでは、就業規則の届出に際して必要となる書類、そして就業規則届出様式の活用方法、さらに就業規則（変更）届の書き方と記入例について詳しく解説します。

就業規則の届出に必須の「必要書類」一覧

就業規則を労働基準監督署に届け出る際には、以下の書類が必要です。漏れがないように準備しましょう。

• 就業規則（変更）届
  届出のメインとなる書類です。新規で届け出る場合も、変更を届け出る場合も、この様式を使用します。後述する就業規則届出様式は、この届出書にあたります。
  
  
• 就業規則本体
  作成した就業規則そのものです。労働時間、賃金、休日、休暇、退職など、従業員の労働条件や服務規律に関する事項が必要です。
  
  
• 意見書
  就業規則の作成または変更にあたり、労働者の過半数を代表する者の意見聴取を証明する書類です。

労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は従業員の過半数を代表する者の意見を聴取し、署名または記名押印をもらう必要があります。

書類は通常2部（会社控えと労働基準監督署提出用）用意することが推奨され、控えには労働基準監督署の受付印をもらっておくと、届出が完了したことの証明となります。

参考）厚生労働省「届出方法について（就業規則（変更）届）」

就業規則届出様式をダウンロードする

就業規則届出は、法定の決まった様式はありませんが、テンプレートとなる様式は厚生労働省のウェブサイトや各労働基準監督署の窓口で入手できます。

就業規則届出様式は、必要事項を記入するだけで簡単に届出書を作成できるように工夫されています。手書きでも問題ありませんが、パソコンで入力して印刷するほうが見栄えもよく、効率的です。

参考）厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー　（労働基準法等関係主要様式）」

就業規則（変更）届の書き方と記入例

就業規則を変更した場合は、あらためて労働基準監督署に届け出る必要があります。「就業規則（変更）届」は、基本的には新規届出と同じ様式を用いますが、記入内容にいくつかのポイントがあります。

【就業規則（変更）届の記入例】

• 届出の種類：「就業規則（変更）届」の書式において、「変更」にチェックを入れる
• 事業場の名称・所在地など：自社の正確な情報を記載する
• 届出年月日：実際に労働基準監督署に提出する年月日を記入する
• 変更事項の概要：どのような内容が変更されたのかを簡潔に記載する
  • 育児休業に関する規定の追加
  • 賃金規定の一部改定
  • 定年年齢の引き上げなど
• 添付書類の確認：就業規則本体、意見書などの添付を確認する

（例：育児介護休業規定を変更した場合）

【意見書の記入例】
「労働者の過半数を代表する者」は、管理監督者の立場にある従業員は選出できません。また、会社が指名するのではなく、従業員の自主的な意思によって選出される必要があります。

参考記事：就業規則変更届とは？書き方、フォーマットなどを知って報告漏れを回避しよう！

就業規則の届出はいつまでに？具体的な期限

就業規則の届出は、企業の労務管理において重要な手続きですが、その「期限」については明確な日付が定められていません。しかし、だからといっていつまでも届け出をしなくてよいわけではありません。

就業規則の新規作成・変更時の届出期限

就業規則届出の期限については、労働基準法施行規則第49条第1項で「遅滞なく」届け出ることとされています。

「遅滞なく」とは、法的な解釈としては「正当な理由による遅延が許されるものの、合理的な理由なく遅れてはならない」という意味合いを持ちます。

実務上は、以下の目安を意識して届け出るとよいでしょう。

• 就業規則の施行日まで
• 完成後速やかに

参考）e-Gov 法令検索「労働基準法施行規則」

届出が遅れた場合のペナルティはある？

就業規則の届出義務は労働基準法で定められています。この義務を怠った場合、つまり就業規則を作成・変更したにもかかわらず届出をおこなわなかった場合には、以下のペナルティが考えられます。

• 罰則（30万円以下の罰金）
• 労働基準監督署による是正勧告

参考）e-Gov 法令検索「労働基準法」

就業規則の届出の流れ

ここでは、中小企業が迷うことなく手続きを進められるよう、就業規則の届出の具体的な流れをステップごとに解説します。

1. 就業規則（変更）案の作成
まず、自社の実情にあわせて就業規則の新規作成、または既存の就業規則の変更案を作成します。労働基準法で定める必要記載事項や、任意記載事項を盛り込み、わかりやすい内容にすることが重要です。

2. 労働者代表からの意見聴取
就業規則を作成または変更する際は、労働者の過半数を代表する者（労働組合がある場合はその労働組合）の意見を聴取し、意見書を作成することが義務付けられています。

参考）e-Gov 法令検索「労働基準法」

3. 必要書類の準備
届出に必要な書類を準備します。

4. 労働基準監督署への届出（提出）
準備した書類を、自社の所在地を管轄する労働基準監督署に提出します。提出方法は主に以下の3つです。

• 窓口提出
• 郵送
• 電子申請

参考）厚生労働省「労働条件ポータルサイト『確かめよう労働条件』から電子申請ができるようになりました!!」

5. 従業員への周知

就業規則は、作成または変更し、労働基準監督署に届け出ただけでは効力が生じません。必ず従業員に周知する義務があります。

周知の方法としては、以下が認められています。

• 事業場の見やすい場所への掲示
• 備え付け
• 書面での交付
• 電磁的記録

従業員がいつでも内容を確認できるようにしておくことが重要です。

参考）e-Gov 法令検索「労働基準法」

就業規則の届出に関するQ&A

ここでは、就業規則に関してよくある質問と回答をQ&A形式でご紹介します。

Q：就業規則の内容はどこまで細かく定めるべきか

A：労働基準法第89条では、就業規則に記載すべき内容を以下のように定めているため、最低限網羅する必要があります。

• 絶対的必要記載事項
  • 始業・終業時刻
  • 賃金
  • 休日
  • 退職など
• 相対的必要記載事項
  • 表彰
  • 制裁
  • 安全衛生など

Q：就業規則の変更を届け出る際に新旧対照表は必要？

A：就業規則の変更を届け出る際には、新旧対照表が非常に役立ちます。法的な提出義務ではありませんが、労働基準監督署の審査をスムーズに進める上で推奨されています。

Q：就業規則の作成・届出を専門家に依頼するメリットは？

A：社会保険労務士などの専門家に就業規則の作成・届出を依頼することには、以下のような大きなメリットがあります。

• 法令遵守の確実性
• 実態に即した最適な内容
• 労使トラブルの予防
• 作成・届出業務の効率化
• 労働者代表からの意見聴取のサポート

専門家への依頼には費用がかかるものの、それ以上のメリット、とくに法令違反による罰則や労使トラブル発生時のコストを考慮すれば、賢明な投資と言えます。

まとめ

中小企業に向けて、就業規則の届出義務から変更手続き、記入例まで、幅広い情報を紹介しました。

就業規則は、単なる事務的な手続きではなく、従業員が安心して働ける環境を整備し、労使間のトラブルを未然に防ぐための強力なツールです。

とくに10人以上の事業場では届出義務があり、怠れば罰金などのペナルティが課される可能性もあることから、作成や届出に不安がある場合は、社会保険労務士などの専門家への依頼も有効な選択肢です。