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中小企業のテレワーク入門！リモートワークとの違い・メリットデメリット・導入ポイント
「テレワークを導入したいけれど、管理が難しそう」
「中小企業にはコスト負担が大きいのではないか」
このように、テレワークの必要性は感じつつも、具体的な導入方法や運用への不安から、二の足を踏んでいる企業の担当者は少なくありません。
現在、テレワークは単なる感染症対策ではなく、採用力の強化やコスト削減を実現するための重要な経営戦略として定着しています。
そこで本記事では、テレワークとリモートワークの違いといった基礎知識から、テレワーク導入によるメリット・デメリット、そして多くの経営者が懸念する「従業員のサボり」への対策までを幅広く解説していきます。
中小企業がテレワーク導入で失敗しないための具体的な手順も紹介しますので、ぜひ自社の働き方改革にお役立てください。
目次
そもそもテレワークとは？意味や定義を簡単に解説
| テレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。Tele（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。要するに本拠地のオフィスから離れた場所で、ICTを使って仕事をすることです。 |
上記のように、総務省や厚生労働省などの定義によると、テレワークは「ICTを活用し、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のこと」を指します。
オフィスに出社して業務を行う従来のスタイルとは異なり、自宅やサテライトオフィス、移動中のカフェなど、従業員が働く場所を自由に選択できる点が大きな特徴です。
2020年以降、感染症対策として急速に普及した働き方ですが、現在では「育児や介護との両立」「地方創生」「通勤時間の削減」といった多様な目的のためにテレワークの導入が進んでいます。
企業にとっては、人材確保や生産性向上のための重要な経営戦略の一つとなっており、単なる一時的な措置ではなく、恒久的な制度として定着しつつあるのが現状です。
テレワークとリモートワークの違い
「テレワーク」と「リモートワーク」は、実質的にはほぼ同じ意味で使われており、明確な違いを意識する必要はほとんどありません。
しかし、言葉の成り立ちや使われる文脈には若干の傾向の違いが見られます。
「テレワーク」は、日本政府や行政機関が公式文書で使用する用語であり、日本テレワーク協会などの団体が存在することから、公的なニュアンスが強い言葉です。
一方で「リモートワーク」は、「遠隔（Remote）」で働くことを意味するIT用語由来の言葉であり、主にIT企業やベンチャー企業、フリーランスの間で自然発生的に使われ始めました。
求人市場などでは、より親しみやすい印象を与えるためにリモートワークという呼称を用いるケースも散見されます。
企業が制度として導入する際は、就業規則などの公式な文書において定義が明確な「テレワーク」を用いることが一般的です。
テレワークには3種類の働き方が存在
テレワークと一口に言っても、働く場所によって大きく3つの形態に分類されます。
それぞれの特徴を理解し、自社の業務内容や従業員の状況に合わせて適切なスタイルを組み合わせることが重要です。
ここでは、主要な3つの種類について解説します。
在宅勤務
在宅勤務は、従業員の自宅を就業場所とする最も一般的なテレワークの形態です。
通勤時間がゼロになるため、従業員はプライベートの時間を確保しやすくなり、育児や介護をしている人でも働き続けやすいという利点があります。
企業側にとっても、交通費の削減やオフィスの省スペース化につながる点が魅力です。
ただし、自宅は本来くつろぐための空間であるため、仕事に集中できる環境が整っていないケースも少なくありません。
机や椅子、インターネット回線などのインフラ整備が必要になるほか、オンとオフの切り替えが難しくなり、長時間労働につながるリスクも潜んでいます。
そのため、始業・終業の報告ルールの徹底や、環境整備のための手当支給などを検討する必要があるでしょう。
サテライトオフィス勤務
サテライトオフィス勤務とは、企業が本拠地となるオフィス以外の場所に設置した小規模なオフィスや、契約したシェアオフィス、コワーキングスペースなどで働く形態を指します。
自宅では仕事に集中できない従業員や、営業先から帰社せずに業務を行いたい従業員にとって、非常に有効な選択肢です。
この働き方の最大のメリットは、セキュリティや通信環境が整った場所で業務に集中できる点にあります。
また、郊外にサテライトオフィスを設けることで、都心のオフィスへの通勤ラッシュを回避できるため、従業員のストレス軽減にもつながります。
モバイルワーク
モバイルワークは、特定の場所に依存せず、移動中の新幹線やカフェ、ホテルのロビー、顧客先などで業務を行う働き方です。
主に営業職やフィールドエンジニアなど、外出が多い職種で導入されています。
モバイルワークならば、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォンなどのモバイルデバイスを活用し、隙間時間を有効活用することで業務効率を大幅に高めることが可能です。
また、顧客訪問の合間にオフィスへ戻る必要がなくなるため、移動時間の無駄を省き、顧客対応のスピードを向上させることもできます。
しかし、公共の場で業務を行うことが多いため、画面の覗き見防止フィルターの使用や、公衆Wi-Fi利用時のVPN接続など、他の形態以上に厳格なセキュリティ対策とリテラシー教育が不可欠となります。
テレワークを導入するメリット
テレワークの導入は、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。
単に「出社しなくてよい」というだけでなく、経営効率の改善やリスク管理の観点からも大きな効果が期待できるのです。
ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかについて解説していきます。
コスト削減につながる
企業経営において、テレワーク導入によるコスト削減効果は非常に大きなメリットとなります。
全従業員が出社しなくなることで、毎月支払っている通勤にかかる交通費を大幅に圧縮できるほか、出張をオンライン会議に切り替えることで出張旅費や移動時間にかかる人件費も削減可能です。
さらに、出社人数が減れば、広いオフィススペースを維持する必要がなくなります。
オフィスの縮小移転やフリーアドレス化を進めることで、賃料や光熱費、備品代といった固定費を長期的に下げることができるでしょう。
従業員が働きやすくなる
テレワークは、従業員のワークライフバランスを大幅に改善できます。
往復の通勤時間がなくなることで、その時間を睡眠や趣味、自己研鑽、家族と過ごす時間などに充てることができるからです。
また、柔軟な働き方ができる企業は、従業員満足度が向上し、離職率の低下につながるだけでなく、採用市場においても「テレワーク可能」という条件は強力なアピールポイントとなり、居住地を問わず優秀な人材を獲得できるチャンスが広がります。
現在、働きやすさは給与と並んで重視される条件となっているため、人材不足に悩む中小企業こそ導入の恩恵は大きいといえます。
ただし、業務分担や評価基準を見直さないと、働きやすさが逆に不公平感につながることもあるため注意が必要です。
BCP対策になる
BCP（事業継続計画）の観点からも、テレワークの体制を整えておくことは極めて重要です。
日本は、地震や台風などの自然災害が多く、交通機関の麻痺によって出社困難な状況に陥るリスクが常に存在します。
また、新たな感染症のパンデミックが発生した際にも、オフィスに集合せずに業務を継続できる体制があれば、事業へのダメージを最小限に抑えることが可能です。
普段からテレワークに慣れておくことで、緊急時にもスムーズに在宅勤務へ移行し、顧客対応や重要業務を止めることなく遂行できるでしょう。
参考記事：BCP対策とは？具体的なやり方、マニュアルの作り方などをわかりやすく解説
テレワークを導入するデメリット
多くのメリットがある一方で、準備不足のままテレワークを導入すると、様々な課題に直面する可能性があります。
デメリットを事前に把握し、適切な対策を講じることが成功のポイントです。
ここでは、テレワークの導入を検討している企業が、特に注意すべき懸念点について解説します。
労働実態の把握が難しくなる
管理職の目が届かない場所で業務を行うため、従業員が「いつ」「何をしているか」を正確に把握することが困難になります。
これにより、サボりが発生するのではないかという懸念だけでなく、逆に休憩を取らずに働きすぎてしまう「隠れ残業」のリスクも高まります。
姿が見えない分、長時間労働に気づくのが遅れ、従業員のメンタルヘルス不調を招くケースも少なくありません。
したがって、従来の「時間管理」から脱却し、業務の進捗や成果を可視化する仕組みが必要です。
勤怠管理システムの導入はもちろん、始業・終業のメール報告や、カレンダーでの予定共有などを徹底し、労働時間を客観的に記録できる環境を整えなければなりません。
セキュリティリスクが高まる
オフィス内であれば社内ネットワークによって守られていた情報資産が、テレワークでは外部に持ち出されることになります。
自宅の脆弱なWi-Fi環境からのウイルス感染や、カフェなどでの端末紛失・盗難、画面の覗き見による情報漏洩など、セキュリティリスクは格段に高まると言わざるを得ません。
特に、従業員の私用端末を業務に利用するBYOD（Bring Your Own Device）を安易に許可すると、管理が行き届かず事故につながる恐れがあります。
- VPN（仮想専用線）の導入
- 多要素認証の利用
- 端末へのデータ保存禁止
上記のような技術的な対策に加え、従業員一人ひとりへのセキュリティ教育を徹底することが求められます。
従業員同士のコミュニケーションが減る
対面であれば自然に行われていた「ちょっとした相談」や「雑談」が、オンラインでは意図的に機会を作らない限り発生しにくくなります。
業務連絡のみのやり取りが増えると、チームとしての一体感が薄れ、孤独を感じる従業員が増加する可能性があります。
また、テキストコミュニケーションだけでは感情やニュアンスが伝わりづらく、些細なことで誤解やすれ違いが生じることもあるでしょう。
コミュニケーション不足は、業務の属人化や生産性の低下だけでなく、離職の引き金にもなり得ます。
オンライン会議ツールでの顔を合わせたミーティングや、チャットツールでの気軽なスタンプの活用など、意識的にコミュニケーションの量を増やす工夫が欠かせません。
「テレワークの導入で生産性が落ちるかもしれない」という不安を解消するために意識すべきこと
経営者や管理職にとって、「見えないところで部下がサボるのではないか」という不安は、テレワーク導入の大きな障壁となりがちです。
しかし、監視を強めるだけでは従業員のモチベーションを下げてしまいます。
ここでは、健全なマネジメントを行うためのポイントを紹介します。
成果ベースの評価・KPIの決め方
テレワーク環境下では、「長く机に座っていること」を評価する従来のやり方は通用しません。
どれだけの時間働いたかではなく、どのような成果を出したかを重視する評価制度へシフトする必要があります。
そのためには、業務ごとの中間目標（KPI）を明確にし、期待する成果物を具体的に定義することが重要です。
たとえば、「資料作成」という業務であれば、締め切りと品質の基準を事前に合意しておきます。
成果が可視化されれば、途中でどのように時間を使っていたかを細かく管理する必要はなくなり、従業員も自律的に業務に取り組めるようになります。
ログ監視だけに頼らないマネジメント
パソコンの操作ログや画面キャプチャを自動で取得するツールを導入すれば、サボりを物理的に監視することは可能です。
しかし、過度な監視は従業員に「信用されていない」という不信感を植え付け、組織の心理的安全性を損なう結果になりかねません。
監視ツールは、あくまで労働時間の客観的な記録やセキュリティ目的での利用に留めるべきでしょう。
重要なのは、ログによる監視ではなく、こまめなコミュニケーションによる信頼関係の構築です。
定例の会議で「今日やること」を宣言し合う、チャットで小まめに「着手」「完了」を報告するなど、オープンな情報共有をルール化しましょう。
自ら進捗を発信する仕組みができることで、監視されなくても適度な緊張感を持って業務に集中できる環境を作ることができます。
テレワークの導入で失敗しないためのコツ
テレワークを成功させるためには、ツールを入れるだけでなく、組織全体の意識やルールを変えていく必要があります。
いきなり完全なテレワークを目指すのではなく、段階を踏んで導入することが重要です。
ここでは、テレワーク導入時に押さえておくべき成功のポイントを3つ紹介します。
社内体制やテレワークの運用ルールを整備する
まずは、就業規則の見直しやテレワーク規定の策定を行います。
- 在宅勤務時の光熱費や通信費を誰が負担するのか
- 通勤定期代の扱いはどうするのか
- 事故が起きた場合の労災認定はどうなるのか
こういった細かいルールを明確にしておかなければ、トラブルの原因となります。
また、紙の書類にハンコを押すためだけに出社する事態を防ぐため、ペーパーレス化や電子契約システムの導入も並行して進めましょう。
まずは試験的に導入して効果測定を行う
最初から全社員を対象にフルリモートを実施するのはリスクが高いため、避けるべきです。
まずは特定の部署や希望者に限定してトライアルを行い、どのような課題が出るかを確認します。
「週1回から始める」「午前中だけ在宅にする」といったスモールスタートも有効な手段です。
試験導入後は、実施した従業員と管理職の双方にアンケートを行い、通信環境の不具合やコミュニケーションの支障などを洗い出します。
発生した課題に対して改善策を講じ、徐々に対象範囲を広げていくというPDCAサイクルを回すことで、自社に最適なテレワークの形が見えてくるでしょう。
セキュリティ対策を万全にして情報漏洩などを防ぐ
前述の通り、セキュリティ対策はテレワークの生命線です。
ウイルス対策ソフトの導入はもちろん、OSやソフトウェアを常に最新の状態に保つこと、多要素認証を設定することなど、技術的な対策を漏れなく実施してください。
VPNを利用して暗号化通信を行うことも、安全性を確保するための基本となります。
さらに、総務省が公開している「テレワークセキュリティガイドライン」などを参考に、セキュリティポリシーを策定し、従業員への周知徹底を行います。
「カフェで離席する際は画面をロックする」「公衆Wi-Fiには接続しない」といった基本的な行動指針を守らせることが、企業の信頼を守ることにつながります。
参考記事：情報漏洩とは？企業の信頼を守るために知っておきたい基礎知識と対策
従業員同士が交流できる場をつくる
物理的な距離が離れていても、心の距離を離さないための工夫が必要です。
オンラインランチ会や飲み会、バーチャルオフィスツールを活用した雑談タイムなど、業務以外の会話ができる場を意識的に設けましょう。
また、月に数回は「出社推奨日」を設けて対面でのコミュニケーションを図るハイブリッドワークを取り入れるのも一つの方法です。
チャットツールに「雑談チャンネル」や「分報（今やっていることや呟きを流すチャンネル）」を作るだけでも、孤独感の解消に役立ちます。
お互いの状況が見える化されることで、「今、話しかけても大丈夫かな」という心理的ハードルが下がり、円滑な連携が生まれます。
まとめ
テレワークは、コスト削減や人材確保、BCP対策など、中小企業にとって多くのメリットをもたらす働き方です。
導入にあたっては、労務管理やセキュリティ、コミュニケーションといった課題への対策が必要ですが、適切なルール作りとツール活用によって解決可能です。
まずは週1回の試験導入や、一部の部署からのスタートなど、無理のない範囲で始めてみてはいかがでしょうか。
