【人事・労務向け】休職診断書は必須？もらい方や提出後の流れを解説

体調不良の理由は、メンタルヘルスの不調や突発的な病気など様々ですが、「休職診断書」は、休職の必要性や期間を判断するうえで重要な役割を果たします。

この記事では、休職診断書の法的な位置づけや記載内容といった基礎知識から、実際に従業員が休職診断書を取得する流れ、そして提出を受けた人事担当者が行うべき実務対応まで、わかりやすく解説します。

スムーズな休職手続きと、その後の復職支援につなげるための参考にしてください。

従業員が休職する際は休職診断書の提出が必須？

結論から言うと、法律上「休職診断書の提出」は必須ではありませんが、就業規則で提出を求める企業が多く、実務上はほぼ必須と言えるケースが一般的です。

従業員が休職を希望する際、必ずしも法律によって休職診断書の提出が義務付けられているわけではありません。

労働基準法などの法律には、傷病による休職に関する直接的な規定が存在しないためです。

しかし、多くの企業において、就業規則で「休職には医師の診断書の提出が必要」と定められています。

企業が診断書の提出を求める主な理由は、従業員が「働けない状態である」という医学的かつ客観的な証明を得るためです。

本人の「体調が悪い」という自己申告だけでは、休職の必要性や期間の妥当性を判断することが困難です。

専門家である医師の判断を書面で残すことは、後の労務トラブルを未然に防ぐためのリスク管理としても極めて重要だと言えます。

したがって、就業規則に「休職の際には診断書を提出しなければならない」という規定がある場合、従業員には提出義務が生じます。

人事担当者は、自社の就業規則の休職規定を確認し、どのような要件で診断書の提出を求めているか、改めて把握しておきましょう。

まだ休職規定が十分に整備されていない中小企業では、「どのような場合に診断書を求めるのか」「誰が最終判断をするのか」といったポイントを就業規則や社内ルールとして明文化しておくことが、トラブル防止のうえでも有効です。

休職診断書に記載される主な内容

医師が発行する休職診断書には、一般的に「傷病名」や「必要な休職期間」などの項目が記載されています。

ただし、医療機関や医師によってフォーマットが異なる場合があり、企業側が知りたい項目がすべて網羅されているとは限りません。

人事担当者は、休職手続きに必要な情報が揃っているかの確認を怠らないようにしてください。

休職診断書に記載される項目の例としては以下の通りです。

項目	主な記載内容
患者の氏名・生年月日など	誰の診断書であるかを特定するための基本情報が記載される。
傷病名	「うつ病」「適応障害」「自律神経失調症」など、診断された病名が記載される。
休職期間	「令和〇年〇月〇日から〇月〇日まで」や「本日より〇ヶ月間の休養を要する」といった形で、就労が困難である期間が示される。
症状や所見	「自宅療養が必要」「就労不能」といった医師の判断や、今後の治療方針などが記載されることがある。
発行日・医療機関名・医師名・印	診断書が作成された日付や、発行元の情報などが記載される。

特に重要なのは「就労が可能か否か」に関する記述と「休職期間」です。

これらが曖昧な場合は、産業医を通じて確認するなど、慎重な対応が求められます。

休職診断書のもらい方

従業員から「休職診断書はどうやってもらえばいいのか」と相談を受けるケースも想定されます。

特にメンタルが不調の場合、本人は冷静な判断が難しい状態にあることも少なくありません。

人事担当者が適切な受診フローを案内できるよう、一般的な取得手順を解説します。

【STEP.1】心療内科か精神科の受診予約をする

メンタルヘルスの不調を感じている場合、まずは心療内科や精神科のある医療機関を探し、受診の予約を取ります。

メンタルクリニックの需要は高く、初診の予約が取りにくい状況が続いている地域も少なくないため、電話やWeb予約システムを使って、早めに空き状況を確認しましょう。

また、最近ではスマートフォンやPCを使って自宅から受診できる「オンライン診療」に対応したクリニックも増えています。

外出すること自体が辛い従業員に対しては、オンライン診療の活用が可能であることも伝えた方がよいです。

ただし、オンライン診療で初診から休職診断書を発行できるかは、医療機関によって対応が異なります。

特に、初診の場合は対面診療を求められることも多いため、事前に医療機関へ確認するよう勧めてください。

【STEP.2】医師へ自身の症状を正確に伝える

診察時には、医師に対して現在の症状や悩みを正確に伝えることが重要です。

「夜眠れない」

「食欲がない」

「会社に行こうとすると動悸がする」

「漠然とした不安感がある」

このように、身体的・精神的な症状に加え、職場でどのようなストレスを感じているか、業務内容や労働時間の状況なども具体的に話します。

医師は患者の話をもとに、医学的な見地から診断を行います。

本人が「辛い」と感じていても、医師にその状況が伝わらなければ、適切な診断や休職の判断が下されない可能性があるため、うまく話せるか不安な場合は、伝えたいことを事前にメモにまとめておくようにアドバイスするとよいでしょう。

【STEP.3】医師が必要だと判断すれば診断書が発行される

診察の結果、医師が「就労を続けることは困難であり、一定期間の休養が必要である」と判断した場合に、休職診断書が発行されます。

受診者が「会社を休みたいから診断書をください」と希望しても、医師が「休職の必要はない」と判断すれば、発行されないこともあります。

診断書が発行された場合、その場で受け取れることが一般的ですが、医療機関によっては作成に数日かかるケースもあります。

なお、診断書の取得や休職の判断はあくまで医師の医学的判断に基づくものであり、会社はその結果を尊重しつつ、就業規則に沿って手続きを進めることが重要です。

人事・労務担当者が休職診断書を受け取った際にすべきこと

従業員から休職診断書が提出されたら、人事・労務担当者は速やかに手続きを進めるべきです。

対応が遅れると、従業員の症状悪化を招くだけでなく、傷病手当金の申請遅延など、従業員の生活に不利益を与える可能性もあります。

ここでは、担当者が行うべき実務の流れを解説します。

従業員本人の休職の意思を確認する

診断書が提出されたからといって、機械的に休職手続きを進めるのは避けるべきです。

まずは従業員本人と面談を行い、本人が休職を希望しているかを確認します。

稀なケースですが、「医師には休むよう言われたが、業務の引き継ぎが終わるまで働きたい」「今は繁忙期なので休みたくない」と考える従業員もいます。

しかし、医師が就労不可と診断している以上、会社には安全配慮義務があるため、無理に働かせることはできません。

本人の意向を聞きつつ、治療に専念することが最優先であることを丁寧に説明し、休職の合意を図ることが重要です。

休職診断書に不備がないか確認する

提出された診断書の内容を精査します。

特に確認すべきポイントは「期間」と「発行元」です。

期間については、就業規則上の休職期間の上限と照らし合わせるようにしてください。

また、診断書の日付が休職開始希望日と整合しているかもチェックします。

内容に曖昧な点がある場合は、本人を通じて医師に確認してもらうか、同意を得た上で会社から医療機関へ問い合わせる必要も出てくるでしょう。

休職中の連絡方法について決めておく

休職に入ると、会社との接点が希薄になりますが、定期的な状況確認は必要です。

休職開始前に、「連絡手段（メール・電話・チャットツールなど）」と「連絡頻度（週に1回・月に1回など）」をあらかじめ決めておきます。

ただし、休職の目的はあくまで「治療と静養」です。

頻繁すぎる連絡や、業務に関する質問を繰り返すことは、従業員のプレッシャーとなり、復職を遅らせる原因になりかねません。

「傷病手当金の申請書を送るタイミングで近況を報告してもらう」など、事務手続きのついでに状況を確認する程度に留めるのが、双方にとって負担が少ないでしょう。

休職診断書に問題がなければ速やかに手続きを開始する

休職が確定したら、社内の稟議や発令手続きを行うとともに、社会保険や給付金の手続きを進めます。

傷病による休職の場合、給与が支払われないことが多いため、健康保険の「傷病手当金」の申請サポートが重要になります。

また、休職期間中の社会保険料の徴収方法についても説明が必要です。

給与天引きができなくなるため、会社指定の口座へ振り込んでもらうなどの取り決めを行い、文書で通知しておくとトラブルを防げるはずです。

復職に向けたサポートを怠らない

休職手続きが完了した後も、人事担当者の役割は終わりではありません。

休職期間中も産業医と連携し、従業員の回復状況を把握し続ける必要があります。

診断書の期間が満了する前に、復職が可能か、あるいは休職期間の延長が必要かを確認するタイミングが訪れます。

復職の際には、「復職可能」とする医師の診断書だけでなく、産業医との面談を実施し、会社として安全に業務に戻れるかを判断しましょう。

必要に応じて、復職支援プログラムの活用を提案するなど、再発を防ぎながらスムーズに職場復帰できるよう、長期的な視点でのサポート計画を立てておくと効果的です。

休職診断書の保管・取り扱いに注意する

休職診断書には、傷病名や症状などのセンシティブな個人情報が含まれます。

そのため、保管方法や閲覧できる範囲には十分な配慮が必要です。

具体的には、以下のような配慮を心掛けるべきです。

• 保管場所を限定する（鍵付きキャビネットやアクセス制限されたフォルダなど）
• 閲覧できるのは人事担当者や必要最小限の管理職にとどめる
• 不要になった診断書は、社内ルールに沿って適切に廃棄する

このようなルールをあらかじめ決めておくことで、情報漏洩やハラスメントなどのリスクを抑えられます。

休職診断書に関するよくある質問

最後に、休職診断書に関して人事担当者が従業員から質問されやすい事項や、実務上の疑問点をQ&A形式でまとめました。

休職診断書をもらう時の料金は？

診断書の発行は保険適用外（自費診療）となるため、全額自己負担となります。

医療機関によって料金設定は異なりますが、一般的には3,000円から5,000円程度が相場です。

会社によっては、就業規則で「会社が提出を命じた診断書の費用は会社負担とする」と定めている場合もあります。

費用負担のルールについて従業員から質問された際に即答できるよう、自社の規定を確認しておきましょう。

診断書に記載される休職期間はどれくらい？

メンタルヘルス不調の場合、初回の診断書では「1ヶ月から3ヶ月程度」の休養期間が記載されるケースが多いです。

これは、症状の変化を見ながら段階的に判断するためです。

記載された期間で完治しなかった場合は、再度受診して期間延長の診断書を発行してもらい、会社へ提出することになります。

人事担当者は、初回の休職期間だけで終了するとは限らないことを前提に、人員配置などを検討してください。

休職診断書は即日ですぐもらえる？

基本的には、受診したその日に発行されることがほとんどです。

ただし、初診で医師が「数回の通院で様子を見てから判断したい」と考える場合や、大規模な病院で書類作成窓口の手続きに時間がかかる場合は、発行までに数日から1週間程度かかることもあります。

従業員には「受診すれば必ず即日もらえるとは限らない」ことを伝え、余裕を持って受診するよう促してください。

休職診断書をもらえない場合もある？

はい、そのような場合もあり得ます。

医師が診察した結果、「現在の症状であれば、投薬治療や通院をしながら就労を継続できる」と判断されれば、診断書は発行されません。

この場合、従業員は休職できませんが、会社としては「残業を禁止する」「業務量を調整する」といった配慮を行うことが望ましいでしょう。

休職診断書は郵送でも提出できる？

はい、郵送での提出も一般的に認められています。

特に精神的な不調で出社が困難な場合、無理に出社させて提出させることは安全配慮義務の観点からも避けるべきです。

診断書の傷病名を会社に知られたくない場合は？

メンタルヘルス不調などの場合、「具体的な病名を職場に知られたくない」と感じる従業員も少なくありません。

診断書の形式や記載内容は医療機関によって異なりますが、病名を詳しく記載せず「就労困難」「自宅療養が必要」といった表現にとどめるケースもあります。

人事担当者としては、必要以上に詳細な情報を求めたり、病名の開示を強く迫ったりすることは避け、休職の要否や就労可否の判断に必要な範囲で情報を扱うことが重要です。

まとめ

休職診断書は、従業員が病気やケガで就労できないことを医学的に証明する重要な書類です。

法律上は、直接的な提出義務こそないものの、多くの企業では就業規則に基づき提出を必須としています。

人事・労務担当者は、診断書の有無をチェックするだけでなく、休職前の説明・休職中のフォロー・復職時の調整までを一連のプロセスとして設計しておくことで、従業員と会社の双方を守ることができます。

休職は誰にでも起こり得るものですので、不測の事態にも落ち着いて対応できる体制を整えておきましょう。