アウトソーシングとは？導入のメリットや業務効率化を促進させるコツ

アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託する業務委託を意味します。
あらゆる業務が対象となりますが、直接利益に結びつかないノンコア業務を委託することが多いです。

アウトソーシングを導入することで、業務効率化が可能となり、コストの削減や経営資源の集中といった恩恵を受けられます。

一方で、外部が関わることによる情報漏洩リスクや属人化もアウトソーシングの課題です。

今回の記事では、アウトソーシングと派遣などほかの契約との違いや導入メリット、注意点などを紹介します。

業務改善の方法としてアウトソーシングの導入を考えている方は、ぜひご一読ください。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、企業が業務の一部を外部の専門業者に委託することを指します。
これにより、企業が自社のリソースを最適化し、コスト削減や効率の向上を図ることができるのです。

「アウトソーシング」の意味

「アウトソーシング（outsourcing）」は、英語の「外部（out）」と「資源供給（resource）」を組み合わせてできた言葉です。「外部から資源供給を行う」という意味になります。

企業内の資源には、「人・モノ・金・情報」がありますが、一般的なビジネス用語となるアウトソーシングでは、これらの資源の中でも「人」に特化していることが多いです。

人材を外部から確保する際に使われる言葉と考えてよいでしょう。

アウトソーシングと業務委託の違い

アウトソーシングは日本語の「業務委託」と同じ意味で使われます。「業務委託」を英語に訳すと「アウトソーシング」になることからも、同じ意味と考えて問題ありません。

違いがあるとすれば、アウトソーシングは法律的な意味を含まないことが多い一方、業務委託は契約を結ぶ際の用語である点です。「業務委託契約」を結ぶということは、アウトソーシングの契約を結ぶということを意味します。

アウトソーシングと派遣の違い

派遣はアウトソーシングと似ているようで異なります。

派遣とは、派遣会社と契約を結ぶ人を意味しますが、働くのは派遣会社ではなく派遣策の企業です。

企業側から見ると、派遣は特定業務を行う人材を派遣会社から借りることを指します。派遣社員の報酬は派遣会社を通じて支払われます。

一方、アウトソーシングは特定業務そのものを外部の個人や企業に委託する方法です。業務の管理は委託先の企業が行い、報酬も成果に基づいた金額を委託先企業が受託側に支払います。

業務を行う人を社内に招くのが派遣、外に委託するのがアウトソーシングと言ってもよいかもしれません。
ただし、外部委託を請け負っている人が企業の事務所内で業務を行うこともあるため、働く場所を意味するわけではないことに注意しましょう。

アウトソーシングとBPOの違い

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、アウトソーシングの一種です。どちらも外部に業務を委託することに違いはありません。

ただし、BPOは名前にあるように、ビジネス・プロセス、つまりはバックオフィスの事務処理を中心とした業務を外部に委託することを意味します。
一部の業務というよりは、企業の部門全体に関わる一連の流れを委託する意味を持つと言えるでしょう。

BPOでは、直接的に利益を生まないノンコア業務となる、財務会計、人事、労務、総務などが外部に委託されることがほとんどで、人材不足を解決する手段として注目度が高まっています。

アウトソーシング導入のメリットとデメリット

多くの企業が競争力を高めるためにアウトソーシングを導入していますが、メリットだけでなくデメリットもあるのが現状です。
メリットとデメリットを理解した上で、導入を進めましょう。

アウトソーシング導入のメリット

以下でアウトソーシングの主なメリットを紹介します。

コスト削減

アウトソーシング最大のメリットは、コストの削減です。

特定の業務だけを専門に行う業者は、人件費や設備費などをすでに最適化しています。自社で一から業務に必要な資源を集めるのに比べて大幅なコストカットが可能です。

専門性を高められる

特定の業務を専門にする外部の企業や個人は、専門的な知識が豊富です。

例えば、IT分野や会計、法律関連など専門知識を必要とする業務であれば、アウトソーシングを活用することで高い専門性を社内に取り入れることが可能になります。

経営資源の集中

企業はアウトソーシングを導入することにより、直接利益に結びつかないようなノンコア業務を外部に任せることができます。

その結果、自社のコア業務に経営資源を集中することができるでしょう。企業は戦略的な意志決定や製品開発などに注力するゆとりが生まれます。

柔軟性

市場の変化や需要に迅速に対応するために、アウトソーシングの導入は非常に有効です。

業務プロセスが切り分けられているため、業務フローや市場の規模拡大・縮小といった変化があった場合に、柔軟な対応がしやすくなります。

リスクの管理方法としても活用可能です。

アウトソーシング導入のデメリット

以下でアウトソーシングの主なデメリットを紹介します。

コントロールが難しい

アウトソーシングを導入することにより、外部の企業や個人が関わることから、業務のコントロールが難しくなるというデメリットがあります。

コミュニケーションの齟齬が生じる、期待通りの成果が得られないなどの問題が発生することがあることを知っておきましょう。

セキュリティや機密漏洩のリスク

アウトソーシングを導入することで、社内の機密情報が流出する危険があることは否定できません。

特にIT分野のアウトソーシングでは、サイバーセキュリティの問題が発生する可能性があり、十分な対策が必須です。

また、アウトソーシング先の端末をすべて管理できるわけではないため、情報管理の徹底が求められるでしょう。

依存度が高くなる

アウトソーシングを継続すればするほど、自社内のスキルアップやノウハウ獲得の機会は失われます。

その結果、委託先への依存度がますます高まる可能性があるため、注意が必要です。コア業務を委託する際は、どの程度の範囲でアウトソーシングをするか、よく計画してから依頼しましょう。

アウトソーシングによる業務効率化のステップ

以下では、アウトソーシングによる業務効率化の具体的なステップを詳しく説明します。

現状分析

アウトソーシングの導入を検討する際、最初に必要なステップは現状分析です。
現状分析の目的は、「アウトソーシングをすることで、最大のメリットが得られる業務は何か」を特定することにあります。

まずは、自社の業務プロセスを詳細に把握し、分割しましょう。分割した業務のうち、改善が必要なものを洗い出します。
この段階では、業務プロセスをマッピングし、各プロセスの消費リソースや時間、コストを評価していきましょう。

ただし、改善が必要なプロセスだとしても、社外に委託しないほうがよいケースもあります。アウトソーシングを行うメリット・デメリットを確認することも重要です。

すでに社内でノウハウが蓄積されている業務をアウトソーシングすると、十分なメリットを得られない可能性が高くなります。
現状分析を通して、アウトソーシングによって最もメリットが多くなる業務は何かを特定してください。

委託する業務の定義

現状分析が完了したら、次は委託する業務を定義しましょう。アウトソーシングの対象となる業務を定義する際は、業務プロセスの詳細な仕様書を作成し、期待する成果や品質基準を明文化します。

この仕様書は、アウトソーシング委託先との交渉や契約の基礎となります。あいまいな表現を無くし、具体的な指標を設定するようにしてください。

同時にこの段階でリスク管理の対策も講じます。アウトソーシング導入による外部依存の影響を最小限に抑えるため、バックアッププランの策定を行うことが望ましいです。定期的な業務レビューの実施も盛り込むようにしましょう。

委託先の選定

最後にアウトソーシングの委託先を選定しましょう。

アウトソーシングの効果は、選んだ委託先の能力に大きく依存するため、慎重な検討が必要です。コスト、信頼性、品質、相性などをよく考慮しなければなりません。

委託先の選定時は、まず候補となるアウトソーシング先をリスト化し、実績、専門性、評判を調査します。その後、候補となる企業や個人と面談を繰り返し、コミュニケーション、業務に対する理解度、問題対応力、サポート体制などを確認してください。

場合によっては契約前に実際の業務をテストとして課し、実行できるかどうか評価することも考える必要もあります。

アウトソーシングの導入事例

ここでは、アウトソーシングを導入したことにより、業務改善が実現した事例をピックアップしてご紹介します。

ブリヂストン

アウトソーシング導入前は、データ管理業務が膨大でリソースが不足していました。

ノンコア業務をアウトソーシングした結果、コア業務にリソースを集中することにより、業務のクオリティを大幅に向上することができたのです。

ベネッセ

以前はグループ内で数多くのWebサイトを運営していたため、業務フローや品質管理のばらつきがあり、担当者の負担が増大していました。

そこで、すべてのWebサイトを一つの委託業者にアウトソーシングし、業務フローの集約化を図ったのです。

結果的に業務の効率化と品質の向上が実現できています。

日本航空

給与計算業務が複雑なことから、リソースが不足し、コア業務に集中できないという課題がありました。

給与計算業務をアウトソーシングすることで、業務量が大幅に減少し、トータルコストの実現につながった事例です。

まとめ

今回は、アウトソーシングの意味や派遣との違い、導入メリットやステップ、企業事例などを紹介しました。

アウトソーシングは人手不足を解決し、業務を効率化するために非常に効果的な方法ですが、事前に対策を講じることなく進めると、メリットを得るどころかトラブルにつながることがあります。

特に機密情報の漏洩リスクといったデメリットをどのように減らすのか、社内で十分な議論やルール作りを徹底する必要があるでしょう。

委託先の選定を慎重に進め、アウトソーシングで企業の成長を加速していきましょう。