退職代行サービスを使われたら企業は拒否できる？対処法も解説

近年、働き方の多様化とともに、退職代行サービスの利用が一般化しつつあります。しかし、その実態や企業側の適切な対応について、十分に理解している経営者はまだ少ないのが現状です。

この記事では、まず「退職代行とは何か」という基本的な疑問から掘り下げ、企業側が退職代行を拒否できるのかという法的な側面を解説します。

さらに、従業員が退職代行を利用する背景にある理由を探り、実際に退職代行を使われた際の具体的な対処法、退職代行を使われないための予防策までを網羅的にご紹介します。

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退職代行サービスとは

退職代行サービスとは、従業員に代わって退職意思を企業に伝え、退職に必要な手続きを代行するサービスです。

従業員が直接会社と交渉することなく、スムーズに退職できる点をメリットとしています。とくに、ハラスメントなどで退職を切り出しにくい状況や、会社との交渉に精神的な負担を感じる場合に利用されます。

企業側としては、突然の退職通知への対応が求められるため、未払い賃金・残業代などのトラブルを回避に向けて適切な知識を持つことが重要です。

中小企業においては、一人当たりの業務負担が大きいため、突然の退職代行利用は事業運営に大きな影響を与える可能性があります。

退職代行サービス業者の種類

退職代行サービスは、その運営主体によって大きく以下の3種類に分けられます。

種類	特徴	主な対応内容	企業側の注意点
弁護士事務所	法律の専門家であるため、交渉や訴訟も対応可能	・退職意思の伝達 ・退職条件交渉（未払い賃金、残業代など） ・損害賠償請求 ・訴訟	法的な要求に応じる義務
労働組合（ユニオン）	団体交渉権を持ち、労働問題全般に対応	・退職意思の伝達 ・退職条件交渉（給与、退職金など） ・団体交渉	労働組合法に基づき団体交渉に応じる義務があり、不当労働行為とみなされないよう注意が必要
民間企業	法律行為はおこなえず、主に意思伝達のみを代行	・退職意思の伝達 ・書類の受け渡し手配など	交渉権はないが、誠実な対応が必要

それぞれ対応できる範囲や法的な権限が異なるため、企業側としては、どの種類の業者から連絡が来たのかを把握しておくことが重要です。

従業員に退職代行を使われたら拒否できる？

従業員が退職代行を使って退職を申し出た場合、企業は拒否することができません。従業員は「退職の自由」が保証されており、その事実は民法でも定められているのです。

民法第627条では、「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる」と規定しています。
無期雇用契約において、労働者はいつでも退職を申し出ができ、申し出から2週間を経過すると、雇用契約は終了します。

ただし、有期雇用契約の場合は期間満了までの退職は原則として認められず、やむを得ない事情がある場合に限られます。

社員同士の距離が近くなりやすい中小企業においては、従業員が退職代行を利用すること自体がショックな出来事かもしれません。しかし、法的に退職を拒否できない以上、円滑な引き継ぎと後任の手配に注力することが賢明です。

感情的にならず、冷静に法的な手続きを進めることが、企業にとっての損害を最小限に抑える鍵となるのです。

参考）e-Gov 法令検索「民法」

従業員が退職代行を使う理由

従業員が退職代行サービスを利用する背景には、さまざまな要因が複雑に絡み合っています。中小企業にとっては、従業員がなぜ退職代行という手段を選んだのかを知ることで、今後の人材定着や職場環境改善のヒントにつながる可能性があります。

直接退職を切り出せない心理的負担

従業員にとって、上司に直接「辞めたい」と伝えることは、非常に大きなストレスをともないます。上司からの引き止めや説得、感情的な反発などを恐れ、精神的な負担から退職を言い出せないケースが少なくありません。

とくに、人間関係が密な中小企業では、情に訴えかけられることへの抵抗感も大きくなりがちです。

ハラスメントや劣悪な労働環境

パワハラなどのハラスメント行為を受けている場合や、長時間労働、残業代未払いといった劣悪な労働環境に置かれている場合、従業員は会社に対して強い不信感を抱きます。

このような状況下では、会社側と直接交渉する意欲を失い、退職代行に頼ることで、安全かつ迅速に退職したいと考えるようになります。

退職に関する交渉を避けたい

未払い賃金や残業代の請求、有給休暇の消化、退職金の交渉など、退職時にはさまざまな金銭的・法的交渉が必要となる場合があります。

従業員自身がこれらの交渉をおこなう知識や経験がない場合、また会社との間でトラブルになることを避けたいと考える場合に、専門知識を持つ退職代行サービスに一任することを望みます。

退職代行を使われた場合に中小企業が取るべき対応

従業員から退職代行サービスを通じて退職の意思表示があった場合、冷静かつ適切に対応することが求められます。

法的な側面を理解し、円滑な退職手続きを進めることが、企業にとっての被害を最小限に抑え、残された従業員への影響を考慮する上でも重要です。

連絡手段の確認と事実確認

退職代行業者からの連絡は、電話、メール、書面などさまざまです。誰から、どのような内容で連絡が来ているのかを正確に把握します。

同時に、当該従業員の雇用形態、在籍期間などを確認し、客観的な事実に基づいた対応の準備を始めます。

従業員本人への直接連絡は避ける

退職代行業者からの連絡があった場合、従業員本人への直接の連絡は原則として避けるべきです。

退職代行サービスを利用する従業員は、会社との直接のやり取りを望んでいないケースがほとんどであり、本人への連絡は、さらなる不信感やトラブルの原因となる可能性があります。

退職代行業者との間で、冷静に、かつ法的に適切なコミュニケーションをおこなわなければなりません。

退職代行業者への対応

退職代行業者に対しては、冷静かつ毅然とした態度で対応します。連絡してきた業者の種類によって対応内容が異なり、適切な回答を心がけます。

• 弁護士事務所からの連絡の場合
  法的な代理権を持つため、弁護士からの指示や要求には真摯に対応する必要があります。未払い賃金や退職金に関する交渉など、法的な問題が絡む場合は、企業の顧問弁護士と連携し、適切な対応を検討します。
  
  
• 労働組合（ユニオン）からの連絡の場合
  団体交渉権を持つため、労働組合法に基づき団体交渉に応じる義務があります。交渉に応じない場合、不当労働行為とみなされる可能性があります。
  
  
• 民間企業からの連絡の場合
  交渉権を持たないため、金銭的な要求などに応じる必要はありません。退職意思の伝達のみを受け入れ、必要書類のやり取りについてのみ対応します。
  

退職手続きの進行

退職代行業者を通じて退職意思が示された場合でも、一般的な退職手続きに準じて進めます。就業規則に則り、退職日や最終出社日、必要書類の提出、貸与物の返却などについて退職代行業者と確認し、可能であれば引き継ぎに関する依頼も行います。

ただし、従業員本人からの協力を得られない場合も想定し、業務継続のための代替案を準備しておくことも重要です。

また、社内の関係部署間で情報を速やかに共有します。とくに、給与計算、社会保険の手続き、源泉徴収票の発行など、退職に伴う事務手続きがスムーズにおこなわれるよう連携を図ります。

退職代行を使われないための対処法

中小企業において、退職代行を使われないための対策は、従業員の定着率向上や生産性向上にも直結する重要な経営課題と言えます。

良好な人間関係とコミュニケーションの促進

従業員が退職を決意し、かつ退職代行を選ぶ大きな理由の一つに、職場での人間関係の悪化やコミュニケーション不足が挙げられます。日頃から上司と部下、同僚間の良好なコミュニケーションを促進し、従業員が気軽に相談できる雰囲気や環境を整えることが重要です。

定期的な面談、ランチ会、社内イベントなどを通じて、風通しの良い職場文化を醸成しましょう。

適正な労働環境の整備

長時間労働や過度なノルマ、不適切な評価制度などは、従業員の不満を蓄積させ、退職代行利用の引き金となりえます。

労働時間管理の徹底、適正な賃金・残業代の支払い、公平な評価制度の導入など、基本的な労働環境の改善は最優先で取り組むべき課題です。

中小企業だからこそ、従業員一人ひとりの労働実態を把握し、無理のない働き方を実現することが求められます。

ハラスメント対策と相談窓口の設置

パワハラなどのハラスメントは、従業員の心身に深刻なダメージを与え、退職代行利用の直接的な原因となることがあります。

ハラスメント防止のための教育研修を実施し、従業員への周知徹底を図るとともに、匿名で安心して相談できる窓口を設置することが重要です。

相談があった際には迅速かつ適切に対応し、従業員の安全と尊厳を守る姿勢が、信頼関係の構築につながります。

従業員エンゲージメントの向上

従業員が企業に対するエンゲージメントを高めることは、退職代行を使われないようにする上で非常に有効です。

具体例

• 従業員の意見を吸い上げる目安箱やアンケートなどを設ける
• キャリア形成の支援をおこなう
• 頑張りを正当に評価し報いる
• 福利厚生の充実を図る

これらの施策により、従業員が「この会社で働き続けたい」と思えるような魅力的な職場づくりを目指します。

参考記事：【企業向け】退職とは？種類・手続き・注意点を知ってトラブルを防ぐ

まとめ

退職代行サービスの利用は、もはや他人事ではありません。突然の連絡に驚くかもしれませんが、法的な知識と冷静な対応があれば、不要なトラブルを避け、円滑な退職プロセスを確立できます。

従業員が退職代行を利用する背景には、直接退職を切り出しにくい心理的負担や、企業側の改善すべき課題が潜んでいることも少なくありません。

日頃からの予防策が、結果として従業員の定着率向上につながり、企業としての成長を促します。退職代行サービスは、従業員と企業の関係性を見直す良い機会でもあるのです。